Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA

El artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012 es corto y no deja mucho margen de interpretación, pero se suele leer a medias. Dice dos cosas, y la segunda es la que da libertad operativa.

Quién tiene que conservarlo

Los sujetos obligados a documentar los envíos, que según el artículo 4 son dos: el transportista efectivo y el cargador contractual. No es una obligación que se delegue en la otra parte. Si eres cargador, tener el documento «en poder del transportista» no te cubre.

Un año desde cuándo

La norma no lo precisa, pero el criterio prudente es contar desde la fecha de realización del transporte, que es la letra f) del artículo 6 y el hecho que la Inspección va a querer comprobar. Emitir el documento la víspera no adelanta el reloj.

En qué soporte

En cualquiera. El apartado 2 lo dice sin rodeos, y pone dos condiciones: que la información se mantenga íntegramente y que los datos sean legibles. Un PDF guardado en tu repositorio cumple; una carpeta de fotos borrosas en el móvil del conductor, no.

Conservar el documento no es mantener la URL

Esta distinción se confunde a menudo y conviene tenerla clara, porque afecta a lo que puedes exigirle a un proveedor. La obligación del artículo 9 es conservar el documento a disposición de la Inspección. La dirección web pública que lleva el QR es un requisito distinto, de la Resolución de 5 de junio de 2026, que además permite expresamente desactivarla transcurridos siete días desde la finalización del servicio.

Cómo cumplirlo sin pensar en ello

1. 1Que los documentos se guarden solos al emitirlos, no que dependan de que alguien los archive.
2. 2Que puedas buscarlos por fecha, matrícula o cliente. Conservar y no encontrar es casi lo mismo que no conservar.
3. 3Que puedas descargarte el histórico completo cuando quieras, sin depender del proveedor.
4. 4Que quede registrada la fecha y hora de emisión: además de ser requisito de la Resolución, es la prueba que exime al cargador según el artículo 7.1.