Requisitos técnicos del DeCA: PDF, QR y URL de descarga

La Orden FOM/2861/2012 dice qué datos lleva el documento. La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril dice cómo tiene que ser el fichero y la aplicación que lo produce. Son dos normas distintas y cumplir una sin la otra no sirve de nada.

El fichero: PDF, nativo y por debajo de 5 MB

Tres requisitos, y el segundo es el que descarta la mayoría de soluciones caseras:

• Formato PDF. No JPG, no PNG, no un enlace a una hoja de cálculo.
• Tamaño no superior a 5 MB. Un A4 de texto con un QR ronda los 20 KB, así que el límite solo se convierte en problema si alguien incrusta fotos.
• Generación nativa digital, transformando datos estructurados. No se admiten escaneos de documentos en papel.

El código QR

El PDF debe incluir un código QR que contenga la dirección web única del documento. La función es evidente en cuanto te la imaginas en carretera: el inspector escanea el código con su móvil y obtiene el documento directamente de tu repositorio, sin depender de que el conductor sepa manejar una aplicación ni de que el móvil tenga el fichero descargado.

Que el QR apunte a una dirección única por documento tiene una consecuencia de diseño que conviene entender si vas a elegir proveedor: la dirección no puede cambiar nunca. Un QR ya impreso o ya enviado al conductor no se puede actualizar. Si tu proveedor cambia de dominio, los documentos emitidos antes del cambio dejan de verificarse.

La URL de descarga

La Resolución le pone cuatro condiciones a esa dirección web:

1. 1Protocolo HTTPS con TLS versión 1.2 o superior.
2. 2Acceso directo, sin autenticación. Nadie debe tener que iniciar sesión para ver el documento.
3. 3Descarga inmediata del PDF, sin pasos intermedios.
4. 4Puede desactivarse transcurridos siete días desde la finalización del servicio.

La aplicación informática

La Resolución no solo regula el fichero, también la herramienta. La aplicación debe recoger todos los datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 para mercancías — o del artículo 2 de la Orden FOM/1230/2013 si hablamos de viajeros — y debe registrar la fecha y hora de creación del fichero electrónico, así como la fecha y hora de cualquier modificación posterior.

Ese registro de creación no es un detalle técnico menor: es exactamente la prueba que el artículo 7.1 de la Orden FOM/2861/2012 pide al cargador contractual para quedar eximido de responsabilidad cuando el documento no va a bordo del vehículo.

La conservación

Mínimo un año, en repositorio propio o del proveedor. Aquí conviene separar dos cosas que se confunden a menudo: lo que debe conservarse un año es el documento a disposición de la Inspección, según el artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012, que además admite cualquier soporte siempre que la información se mantenga íntegra y legible. La URL pública, en cambio, la Resolución permite desactivarla a los siete días de terminado el servicio.

Lo que ya no se exige

La Resolución de 5 de junio de 2026 sustituye a la de 22 de mayo de 2023, y con el cambio desapareció el registro previo del dominio donde se almacenan los documentos. Ya no hay que comunicar de antemano a la Administración dónde vas a alojarlos.

Checklist para elegir proveedor

• ¿El PDF es nativo? Intenta seleccionar el texto con el ratón.
• ¿El QR apunta al dominio del proveedor y ese dominio es estable?
• ¿Las direcciones de los documentos son imposibles de adivinar o son correlativas?
• ¿Se ve la fecha y la hora de creación en el propio documento?
• ¿Qué pasa con tus documentos si dejas de pagar?
• ¿Puedes descargarte todo el histórico si te vas?