Qué es el DeCA y por qué es obligatorio desde octubre de 2026

DeCA son las siglas de Documento electrónico de Control Administrativo. No es un documento nuevo: es el mismo documento de control que acompaña a la mercancía desde hace años, pero emitido y conservado en formato electrónico en vez de en papel. Lo que cambia el 5 de octubre de 2026 no es la obligación de llevarlo, sino el formato en el que hay que llevarlo.

Esa distinción importa más de lo que parece. Si ya emitías documentos de control en papel, no tienes que aprender a documentar nada nuevo: los datos son exactamente los mismos. Lo que tienes que resolver es cómo generarlos en un PDF que cumpla los requisitos técnicos, cómo alojarlos en una dirección web accesible y cómo conservarlos durante el año que exige la norma.

Desde cuándo es obligatorio

El 5 de octubre de 2026 es la fecha a partir de la cual el documento de control debe emitirse en formato electrónico en los transportes públicos interiores por carretera. A partir de ese día, presentar el documento en papel ante una inspección deja de ser suficiente por sí mismo.

Quién está obligado a emitirlo

El artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 señala dos sujetos obligados, y es importante entender que son dos, no uno:

• El transportista efectivo: la persona física o jurídica titular de la autorización al amparo de la cual se realiza materialmente el transporte.
• El cargador contractual: quien contrata directamente con el transportista efectivo. Puede ser el cargador real, pero también otro transportista, una cooperativa, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor o un operador logístico.

Los dos responden de que el documento se formalice. Y los dos responden de que se lleve a bordo, con una excepción concreta: si el cargador contractual puede probar que el documento fue emitido, queda eximido de esa segunda responsabilidad. Guardar la prueba de emisión, con su fecha y su hora, no es burocracia — es lo que te saca de una sanción que no te corresponde.

Qué datos debe contener

El artículo 6 exige ocho datos de carácter esencial, identificados con las letras a) a h). Seis de ellos son siempre obligatorios, uno es condicional y otro es a petición de las partes:

La letra d) tiene un matiz práctico que se pasa por alto: cuando el peso exacto sea de difícil determinación por las circunstancias en que se produce la carga, la propia norma permite buscar otro tipo de magnitud para determinarlo. No tienes que inventarte un peso: puedes declarar bultos, palets o metros cúbicos si es lo que corresponde a esa carga.

Qué requisitos técnicos tiene el fichero

La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril fija las características del fichero y de la aplicación que lo genera. Estos son los requisitos duros:

• Formato PDF, con un tamaño no superior a 5 MB.
• Generación nativa digital a partir de datos estructurados. No se admite el escaneo de un documento en papel.
• Código QR embebido en el PDF con la dirección web única del documento.
• URL con HTTPS (TLS 1.2 o superior), acceso directo sin autenticación y descarga inmediata del PDF.
• Registro de la fecha y hora de creación del fichero y, si la hay, de su modificación.
• Conservación mínima de un año, en repositorio propio o del proveedor.

Hace falta firma electrónica

No. Ni la Orden FOM/2861/2012 ni la Resolución de 5 de junio de 2026 exigen firma electrónica para que el DeCA valga como documento de control administrativo. La firma avanzada eIDAS solo entra en juego si quieres que el mismo documento sirva además como carta de porte o eCMR con valor probatorio en una reclamación mercantil, que es una cosa distinta.

Cuánto hay que conservarlo

Un año como mínimo, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre. Así lo dice el artículo 9, que además añade algo útil: la conservación puede hacerse en cualquier soporte siempre que la información se mantenga íntegra y los datos sean legibles.

Qué transportes están exentos

El artículo 2.1 deja fuera cuatro supuestos: los transportes que no necesitan título habilitante de la Administración, las mudanzas, el traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales, y la paquetería y servicios similares que impliquen recogida o reparto de pocos bultos manipulables por una persona.