Cum se face un DeCA electronic: pas cu pas și model valabil din octombrie 2026

A face un DeCA nu e greu, dar are două părți pe care e bine să nu le amesteci: ce date conține și cum se generează fișierul. Prima nu s-a schimbat: sunt aceleași opt date ale articolului 6 din Orden FOM/2861/2012. A doua da. Din 5 octombrie 2026 documentul trebuie emis în format electronic, iar fișierul trebuie să respecte caracteristicile Rezoluției din 5 iunie 2026.

Ce trebuie să ai la îndemână

Înainte să deschizi ceva, adună datele unui transport concret. Sunt cele ale articolului 6, iar aceste șase se cer întotdeauna:

• De la încărcătorul contractual: nume sau denumire, NIF și sediu (litera a).
• De la transportatorul efectiv: nume sau denumire și NIF (litera b).
• Origine și destinație a transportului (litera c).
• Natura mărfii și greutatea ei, sau altă mărime dacă greutatea exactă e greu de determinat (litera d).
• Data realizării transportului (litera f).
• Numărul de înmatriculare al vehiculului; într-un ansamblu articulat, cel al capului tractor și cel al remorcii sau semiremorcii (litera g).

Mai rămân două care intră doar uneori. Autorizația specială de circulație (litera e) se cere când vehiculul circulă sub o astfel de autorizație, iar observațiile sau rezervele (litera h) doar dacă vreuna dintre părți vrea să fie consemnate.

Cum se face un DeCA, pas cu pas

1. 1Verifică dacă transportul tău nu este scutit. Articolul 2.1 exclude transporturile care nu necesită titlu habilitant, mutările de domiciliu, deplasarea vehiculelor accidentate sau defecte pe vehicule speciale, și curieratul și serviciile similare cu puține colete manipulabile de o singură persoană.
2. 2Identifică cine e cine. La fiecare transport există un încărcător contractual și un transportator efectiv, și fiecare răspunde de datele lui: încărcătorul de primele patru (a, b, c și d), transportatorul de e), f) și g).
3. 3Completează cele opt date ale unui transport. Se face un document pentru fiecare transport: în contractele de transport continuu există atâtea documente de control câte transporturi (articolul 3.2).
4. 4Generează fișierul ca PDF nativ, de cel mult 5 MB, cu un cod QR care duce către adresa web unică a documentului.
5. 5Verifică dacă acea adresă se deschide fără autentificare: HTTPS, acces direct și descărcare imediată a PDF-ului. Deschide-o de pe telefon fără să fi intrat în cont.
6. 6Predă documentul înainte ca camionul să plece. Articolul 8 cere două exemplare, unul pentru încărcătorul contractual și altul pentru transportatorul efectiv, care este cel care trebuie să îl aibă la bord. În practică, fiecare parte păstrează PDF-ul sau linkul lui, iar șoferul îl are pe telefon.
7. 7Păstrează documentul cel puțin un an, la dispoziția Inspecției de Transport Terestru (articolul 9).

Există un model oficial de DeCA?

Nu. Articolul 5 din Orden FOM/2861/2012 declară documentul de editare liberă, așa că nu există un formular oficial de descărcat și nici un șablon aprobat de Administrație:

Această libertate se referă la design —ordinea câmpurilor, aspectul, numele pe care i-l dai—, dar nu și la conținut: cele opt date sunt cele ale articolului 6, iar fișierul, din 5 octombrie, trebuie să respecte Rezoluția.

De ce nu e suficient un șablon Word sau Excel

Un șablon rezolvă conținutul: unde merge fiecare dată. Dar Rezoluția nu reglementează doar documentul; reglementează și aplicația care îl generează și adresa de unde se descarcă. Iată ce rezolvă un șablon și ce nu:

Asta nu înseamnă că o soluție proprie —un șablon, un server și un generator de QR— e imposibilă. Înseamnă că tot ce ar trebui să construiești în jurul șablonului este, exact, ceea ce face o aplicație de DeCA.

Cinci greșeli frecvente când faci un DeCA

• Scanarea hârtiei. Rezoluția cere generare nativă din date structurate: completarea documentului pe hârtie, fotografierea lui și încărcarea PDF-ului nu sunt admise.
• Lăsarea necompletată a unei date obligatorii. Cele șase cerute întotdeauna sunt a, b, c, d, f și g, iar articolul 7 spune de care răspunde fiecare parte.
• Inventarea unei greutăți. Dacă greutatea exactă e greu de determinat, litera d) permite folosirea altei mărimi, precum colete, paleți sau metri cubi, după caz.
• Uitarea numărului de înmatriculare al remorcii. Într-un ansamblu articulat litera g) cere pe cel al capului tractor și pe cel al remorcii sau semiremorcii, iar dacă se schimbă vehiculul după ce a început transportul, trebuie consemnat.
• Neavut pe telefonul șoferului. Documentul trebuie dus la bord (articolul 3.1), iar articolul 7.1 face responsabile ambele părți dacă nu ajunge la bord, cu excepția cazului în care încărcătorul dovedește că l-a emis.

Cum se face cu El DeCA

El DeCA urmează exact acești pași, cu cerințele normei deja aplicate. Așa arată procesul:

1. 1Te înregistrezi cu numele sau denumirea firmei, e-mailul și o parolă. Contul gratuit nu cere card.
2. 2Salvezi o singură dată NIF-ul și sediul tău. De acolo se completează singure la fiecare document.
3. 3Completezi formularul, ordonat după literele articolului 6. Un panou lateral îți spune ce lipsește și cui îi revine, iar butonul de emitere nu se activează până nu sunt completate datele obligatorii.
4. 4Apeși „Emite DeCA”. Se generează PDF-ul nativ cu codul lui QR, se arhivează și rămâne disponibil la adresa lui unică de descărcare, fără autentificare.
5. 5Primești o copie pe e-mail și poți partaja linkul prin WhatsApp sau îl poți copia. În planurile plătite documentul se trimite și pe e-mail către șofer și către alte adrese.

Planul gratuit include 15 documente pe lună, cu PDF nativ cu QR, adresă de verificare permanentă și păstrare de un an. Dacă o dată se schimbă după emitere, documentul se modifică fără să piardă originalul: versiunea anterioară se păstrează integral, cu PDF-ul și motivul schimbării.