Cerințele tehnice ale DeCA: PDF, QR și URL de descărcare

Orden FOM/2861/2012 spune ce date conține documentul. Rezoluția din 5 iunie 2026 a Direcției Generale de Transport Rutier și Feroviar (Spania) spune cum trebuie să fie fișierul și aplicația care îl produce. Sunt două norme diferite, iar respectarea uneia fără cealaltă nu folosește la nimic.

Fișierul: PDF, nativ și sub 5 MB

Trei cerințe, iar a doua e cea care elimină majoritatea soluțiilor artizanale:

• Format PDF. Nu JPG, nu PNG, nu un link către un fișier Excel.
• Dimensiune de cel mult 5 MB. O pagină A4 de text cu un cod QR are în jur de 20 KB, așa că limita devine o problemă doar dacă cineva încorporează fotografii.
• Generare nativă digitală, transformând date structurate. Nu se admit scanări de documente pe hârtie.

Codul QR

PDF-ul trebuie să includă un cod QR care conține adresa web unică a documentului. Funcția e evidentă imediat ce ți-o imaginezi pe șosea: inspectorul scanează codul cu telefonul și obține documentul direct din depozitul tău, fără să depindă de faptul că șoferul știe să folosească o aplicație sau că are fișierul descărcat pe telefon.

Faptul că QR-ul duce către o adresă unică per document are o consecință de design bine de înțeles dacă alegi un furnizor: adresa nu se poate schimba niciodată. Un QR deja printat sau deja trimis șoferului nu poate fi actualizat. Dacă furnizorul tău schimbă domeniul, documentele emise înainte de schimbare încetează să mai poată fi verificate.

URL-ul de descărcare

Rezoluția pune patru condiții acelei adrese web:

1. 1Protocol HTTPS cu TLS versiunea 1.2 sau superioară.
2. 2Acces direct, fără autentificare. Nimeni nu trebuie să se autentifice pentru a vedea documentul.
3. 3Descărcare imediată a PDF-ului, fără pași intermediari.
4. 4Poate fi dezactivată după șapte zile de la încheierea serviciului.

Aplicația informatică

Rezoluția nu reglementează doar fișierul, ci și instrumentul. Aplicația trebuie să colecteze toate datele articolului 6 din Orden FOM/2861/2012 pentru mărfuri — sau ale articolului 2 din Orden FOM/1230/2013 dacă vorbim de călători — și trebuie să înregistreze data și ora creării fișierului electronic, precum și data și ora oricărei modificări ulterioare.

Această înregistrare a creării nu e un detaliu tehnic minor: este exact dovada pe care articolul 7.1 din Orden FOM/2861/2012 o cere încărcătorului contractual pentru a fi exonerat de răspundere atunci când documentul nu e la bordul vehiculului.

Păstrarea

Minimum un an, în depozit propriu sau al furnizorului. Aici merită separate două lucruri care se confundă des: ce trebuie păstrat un an este documentul la dispoziția Inspecției, conform articolului 9 din Orden FOM/2861/2012, care în plus admite orice suport atâta timp cât informația rămâne integră și lizibilă. URL-ul public, în schimb, Rezoluția permite dezactivarea lui la șapte zile de la încheierea serviciului.

Ce nu se mai cere

Rezoluția din 5 iunie 2026 o înlocuiește pe cea din 22 mai 2023, iar odată cu schimbarea a dispărut înregistrarea prealabilă a domeniului unde se stochează documentele. Nu mai trebuie comunicat dinainte Administrației unde le vei găzdui.

Checklist pentru alegerea furnizorului

• PDF-ul e nativ? Încearcă să selectezi textul cu mausul.
• Codul QR duce către domeniul furnizorului, iar acel domeniu e stabil?
• Adresele documentelor sunt imposibil de ghicit sau sunt corelative?
• Se văd data și ora creării chiar în document?
• Ce se întâmplă cu documentele tale dacă nu mai plătești?
• Poți descărca tot istoricul dacă pleci?