Requisitos técnicos do DeCA: PDF, QR e URL de descarga

A Orden FOM/2861/2012 diz que dados leva o documento. A Resolución de 5 de junio de 2026 da Direção-Geral de Transporte Rodoviário e Ferroviário diz como tem de ser o ficheiro e a aplicação que o produz. São duas normas distintas e cumprir uma sem a outra não serve de nada.

O ficheiro: PDF, nativo e abaixo de 5 MB

Três requisitos, e o segundo é o que afasta a maioria das soluções caseiras:

• Formato PDF. Não JPG, não PNG, não um link para uma folha de cálculo.
• Tamanho não superior a 5 MB. Um A4 de texto com um QR fica perto dos 20 KB, por isso o limite só se torna problema se alguém incorporar fotografias.
• Geração digital nativa, transformando dados estruturados. Não se admitem digitalizações de documentos em papel.

O código QR

O PDF deve incluir um código QR que contenha o endereço web único do documento. A função é evidente logo que a imaginas na estrada: o agente digitaliza o código com o telemóvel e obtém o documento diretamente do teu repositório, sem depender de o condutor saber usar uma aplicação nem de o telemóvel ter o ficheiro descarregado.

O facto de o QR apontar para um endereço único por documento tem uma consequência de conceção que convém entender se vais escolher fornecedor: o endereço nunca pode mudar. Um QR já impresso ou já enviado ao condutor não se pode atualizar. Se o teu fornecedor mudar de domínio, os documentos emitidos antes da mudança deixam de se verificar.

O URL de descarga

A Resolução impõe quatro condições a esse endereço web:

1. 1Protocolo HTTPS com TLS versão 1.2 ou superior.
2. 2Acesso direto, sem autenticação. Ninguém deve ter de iniciar sessão para ver o documento.
3. 3Descarga imediata do PDF, sem passos intermédios.
4. 4Pode ser desativado passados sete dias desde o fim do serviço.

A aplicação informática

A Resolução não regula só o ficheiro, também a ferramenta. A aplicação deve recolher todos os dados do artigo 6 da Orden FOM/2861/2012 para mercadorias — ou do artigo 2 da Orden FOM/1230/2013 para viajantes — e deve registar a data e hora de criação do ficheiro eletrónico, assim como a data e hora de qualquer modificação posterior.

Esse registo de criação não é um detalhe técnico menor: é exatamente a prova que o artigo 7.1 da Orden FOM/2861/2012 pede ao carregador contratual para ficar isento de responsabilidade quando o documento não vai a bordo do veículo.

A conservação

Um ano no mínimo, em repositório próprio ou do fornecedor. Aqui convém separar duas coisas que se confundem com frequência: o que se deve conservar um ano é o documento, à disposição da Inspeção, segundo o artigo 9 da Orden FOM/2861/2012, que admite ainda qualquer suporte desde que a informação se mantenha íntegra e legível. O URL público, pelo contrário, a Resolução permite desativá-lo aos sete dias de terminado o serviço.

O que já não se exige

A Resolución de 5 de junio de 2026 substitui a de 22 de mayo de 2023, e com a mudança desapareceu o registo prévio do domínio onde se armazenam os documentos. Já não é preciso comunicar antecipadamente à Administração onde os vais alojar.

Checklist para escolher fornecedor

• O PDF é nativo? Tenta selecionar o texto com o rato.
• O QR aponta para o domínio do fornecedor e esse domínio é estável?
• Os endereços dos documentos são impossíveis de adivinhar ou são sequenciais?
• Vê-se a data e a hora de criação no próprio documento?
• O que acontece aos teus documentos se deixares de pagar?
• Podes descarregar todo o histórico se saíres?