Exigences techniques du DeCA : PDF, QR et URL de téléchargement

L'Orden FOM/2861/2012 précise quelles données porte le document. La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Direction générale du transport routier et ferroviaire précise ce que doivent être le fichier et l'application qui le produit. Ce sont deux normes distinctes, et respecter l'une sans l'autre ne sert à rien.

Le fichier : PDF, natif et sous 5 Mo

Trois exigences, dont la seconde écarte la plupart des solutions maison :

• Format PDF. Pas de JPG, pas de PNG, pas de lien vers une feuille de calcul.
• Taille n'excédant pas 5 Mo. Une page A4 de texte avec un QR pèse généralement une vingtaine de Ko, la limite ne devient donc un problème que si des photos y sont intégrées.
• Génération numérique native, transformant des données structurées. Les numérisations de documents papier ne sont pas acceptées.

Le code QR

Le PDF doit inclure un code QR contenant l'adresse web unique du document. La fonction est évidente dès qu'on l'imagine sur la route : l'agent scanne le code avec son mobile et obtient le document directement depuis votre dépôt, sans dépendre du fait que le conducteur sache utiliser une application ou ait déjà le fichier téléchargé.

Le fait que le QR pointe vers une adresse unique par document a une conséquence de conception à comprendre si vous choisissez un prestataire : l'adresse ne peut jamais changer. Un QR déjà imprimé ou déjà envoyé au conducteur ne peut pas être mis à jour. Si votre prestataire change de domaine, les documents émis avant le changement ne se vérifient plus.

L'URL de téléchargement

La Résolution impose quatre conditions à cette adresse web :

1. 1Protocole HTTPS avec TLS version 1.2 ou supérieure.
2. 2Accès direct, sans authentification. Personne ne doit avoir à se connecter pour voir le document.
3. 3Téléchargement immédiat du PDF, sans étapes intermédiaires.
4. 4Elle peut être désactivée sept jours après la fin du service.

L'application informatique

La Résolution ne régit pas seulement le fichier, mais aussi l'outil. L'application doit recueillir toutes les données de l'article 6 de l'Orden FOM/2861/2012 pour les marchandises — ou de l'article 2 de l'Orden FOM/1230/2013 pour les voyageurs — et doit enregistrer la date et l'heure de création du fichier électronique, ainsi que la date et l'heure de toute modification ultérieure.

Cet enregistrement de création n'est pas un détail technique mineur : c'est exactement la preuve que l'article 7.1 de l'Orden FOM/2861/2012 demande au chargeur contractuel pour être exonéré de responsabilité lorsque le document n'est pas à bord du véhicule.

La conservation

Un an minimum, dans un dépôt propre ou celui du prestataire. Il convient ici de séparer deux choses souvent confondues : ce qui doit être conservé un an est le document, à la disposition de l'Inspection, selon l'article 9 de l'Orden FOM/2861/2012, qui admet en outre tout support à condition que l'information reste intègre et lisible. L'URL publique, en revanche, la Résolution permet de la désactiver sept jours après la fin du service.

Ce qui n'est plus exigé

La Resolución de 5 de junio de 2026 remplace celle du 22 de mayo de 2023, et avec ce changement a disparu l'enregistrement préalable du domaine où sont stockés les documents. Il n'est plus nécessaire de communiquer à l'avance à l'Administration où vous allez les héberger.

Liste de vérification pour choisir un prestataire

• Le PDF est-il natif ? Essayez de sélectionner le texte avec la souris.
• Le QR pointe-t-il vers le domaine du prestataire, et ce domaine est-il stable ?
• Les adresses des documents sont-elles impossibles à deviner, ou sont-elles séquentielles ?
• La date et l'heure de création sont-elles visibles sur le document lui-même ?
• Que se passe-t-il pour vos documents si vous arrêtez de payer ?
• Pouvez-vous télécharger tout votre historique si vous partez ?