Qu'est-ce que le DeCA et pourquoi est-il obligatoire depuis octobre 2026

DeCA est l'acronyme espagnol de Documento electrónico de Control Administrativo (Document électronique de Contrôle Administratif). Ce n'est pas un nouveau document : c'est le même document de contrôle qui accompagne la marchandise depuis des années, mais désormais émis et conservé au format électronique plutôt qu'en papier. Ce qui change le 5 octobre 2026, ce n'est pas l'obligation de le porter, mais le format dans lequel il doit l'être.

Cette distinction compte plus qu'il n'y paraît. Si vous émettiez déjà des documents de contrôle sur papier, vous n'avez rien de nouveau à documenter : les données sont exactement les mêmes. Ce qu'il faut résoudre, c'est comment les générer dans un PDF conforme aux exigences techniques, comment les héberger à une adresse web accessible, et comment les conserver pendant l'année exigée par la norme.

Depuis quand est-il obligatoire

Le 5 octobre 2026 est la date à partir de laquelle le document de contrôle doit être émis au format électronique pour les transports publics intérieurs de marchandises par route en Espagne. À partir de ce jour, présenter le document papier lors d'un contrôle ne suffit plus en soi.

Qui est tenu de l'émettre

L'article 4 de l'Orden FOM/2861/2012 désigne deux parties obligées, et il est important de comprendre qu'elles sont deux, pas une seule :

• Le transporteur effectif : la personne physique ou morale titulaire de l'autorisation sous laquelle le transport est matériellement réalisé.
• Le chargeur contractuel : celui qui contracte directement avec le transporteur effectif. Cela peut être l'expéditeur réel, mais aussi un autre transporteur, une coopérative, une agence de transport, un commissionnaire de transport, un dépositaire-distributeur ou un opérateur logistique.

Les deux sont responsables de l'établissement du document. Et les deux sont responsables de son port à bord, avec une exception précise : si le chargeur contractuel peut prouver que le document a été émis, il est exonéré de cette seconde responsabilité. Conserver la preuve d'émission, avec sa date et son heure, n'est pas de la paperasse — c'est ce qui vous évite une sanction qui ne vous revient pas.

Quelles données il doit contenir

L'article 6 exige huit données à caractère essentiel, identifiées par les lettres a) à h). Six d'entre elles sont toujours obligatoires, une est conditionnelle et une autre n'est requise qu'à la demande des parties :

La lettre d) comporte une nuance pratique souvent oubliée : lorsque le poids exact est difficile à déterminer en raison des circonstances du chargement, la norme elle-même permet de recourir à un autre type de grandeur pour le déterminer. Pas besoin d'inventer un poids : vous pouvez déclarer des colis, des palettes ou des mètres cubes si c'est ce qui correspond à ce chargement.

Quelles exigences techniques pour le fichier

La Resolución de 5 de junio de 2026 (Résolution du 5 juin 2026) de la Direction générale du transport routier et ferroviaire fixe les caractéristiques du fichier et de l'application qui le génère. Voici les exigences strictes :

• Format PDF, d'une taille n'excédant pas 5 Mo.
• Génération numérique native à partir de données structurées. La numérisation d'un document papier n'est pas acceptée.
• Code QR intégré au PDF avec l'adresse web unique du document.
• URL en HTTPS (TLS 1.2 ou supérieur), accès direct sans authentification et téléchargement immédiat du PDF.
• Enregistrement de la date et de l'heure de création du fichier et, le cas échéant, de sa modification.
• Conservation minimale d'un an, dans un dépôt propre ou celui du prestataire.

Faut-il une signature électronique

Non. Ni l'Orden FOM/2861/2012 ni la Resolución de 5 de junio de 2026 n'exigent de signature électronique pour que le DeCA soit valable comme document de contrôle administratif. La signature avancée eIDAS n'entre en jeu que si vous voulez que ce même document serve aussi de lettre de voiture ou d'eCMR avec valeur probante dans une réclamation commerciale, ce qui est une autre affaire.

Combien de temps faut-il le conserver

Un an minimum, à la disposition de l'Inspection du Transport Terrestre. C'est ce que dit l'article 9, qui ajoute d'ailleurs un point utile : la conservation peut se faire sur tout support, à condition que l'information reste intègre et que les données restent lisibles.

Quels transports sont exemptés

L'article 2.1 exclut quatre cas : les transports ne nécessitant pas de titre habilitant de l'Administration, les déménagements, le transfert de véhicules accidentés ou en panne sur des véhicules spéciaux, et la messagerie et services similaires impliquant la collecte ou la livraison d'un petit nombre de colis pouvant être manipulés facilement par une seule personne.