Comment faire un DeCA électronique : étape par étape et modèle valable depuis octobre 2026

Faire un DeCA n'est pas compliqué, mais comporte deux aspects qu'il vaut mieux ne pas mélanger : quelles données il contient et comment le fichier est généré. Le premier n'a pas changé : ce sont les mêmes huit données de l'article 6 de l'Orden FOM/2861/2012. Le second a changé. Depuis le 5 octobre 2026, le document doit être émis au format électronique, et le fichier doit respecter les caractéristiques de la Resolución de 5 de junio de 2026.

Ce qu'il faut avoir sous la main

Avant de commencer, réunissez les données d'un envoi précis. Ce sont celles de l'article 6, et ces six sont toujours exigées :

• Du chargeur contractuel : nom ou raison sociale, numéro fiscal et adresse (lettre a).
• Du transporteur effectif : nom ou raison sociale et numéro fiscal (lettre b).
• Origine et destination de l'envoi (lettre c).
• Nature de la marchandise et son poids, ou une autre grandeur si le poids exact est difficile à déterminer (lettre d).
• Date de réalisation du transport (lettre f).
• Immatriculation du véhicule ; pour un ensemble articulé, celle du tracteur et celle de la remorque ou semi-remorque (lettre g).

Deux autres ne s'appliquent que parfois. L'autorisation spéciale de circulation (lettre e) n'est exigée que si le véhicule circule sous couvert d'une telle autorisation, et les observations ou réserves (lettre h) uniquement si une des parties le souhaite.

Comment faire un DeCA étape par étape

1. 1Vérifiez que votre transport n'est pas exempté. L'article 2.1 exclut les transports ne nécessitant pas de titre habilitant, les déménagements, le transfert de véhicules accidentés ou en panne sur véhicules spéciaux, et la messagerie de quelques colis manipulables par une personne.
2. 2Identifiez qui est qui. Chaque envoi a un chargeur contractuel et un transporteur effectif, chacun répondant de ses propres données : le chargeur pour les quatre premières (a, b, c et d) et le transporteur pour e), f) et g).
3. 3Remplissez les huit données d'un envoi. On établit un document par envoi : dans les contrats de transport continu, il y a autant de documents de contrôle que d'envois (article 3.2).
4. 4Générez le fichier en PDF natif, de 5 Mo maximum, avec un code QR pointant vers l'adresse web unique du document.
5. 5Vérifiez que cette adresse s'ouvre sans identification : HTTPS, accès direct et téléchargement immédiat du PDF. Ouvrez-la depuis le mobile sans être connecté.
6. 6Remettez le document avant que le camion ne démarre. L'article 8 demande deux exemplaires, un pour le chargeur contractuel et un pour le transporteur effectif, qui doit le porter à bord. En pratique, chaque partie garde le PDF ou son lien, et le conducteur l'a sur son mobile.
7. 7Conservez le document au moins un an, à la disposition de l'Inspection du Transport Terrestre (article 9).

Existe-t-il un modèle officiel de DeCA ?

Non. L'article 5 de l'Orden FOM/2861/2012 déclare le document librement éditable, il n'y a donc pas de formulaire officiel à télécharger ni de modèle approuvé par l'Administration :

Cette liberté porte sur la présentation — l'ordre des champs, l'aspect, le nom que vous lui donnez — mais pas sur le contenu : les huit données sont celles de l'article 6, et depuis le 5 octobre, le fichier doit respecter la Résolution.

Pourquoi un modèle Word ou Excel ne suffit pas

Un modèle règle le contenu : où va chaque donnée. Mais la Résolution ne régit pas seulement le document ; elle régit aussi l'application qui le génère et l'adresse où il est téléchargé. Voici ce qu'un modèle résout et ce qu'il ne résout pas :

Cela ne veut pas dire qu'un montage maison — un modèle, un serveur et un générateur de QR — est impossible. Cela veut dire que tout ce qu'il faudrait construire autour du modèle, c'est précisément ce que fait une application de DeCA.

Cinq erreurs fréquentes en faisant un DeCA

• Numériser le papier. La Résolution exige une génération native à partir de données structurées : remplir le document papier, le photographier et téléverser le PDF n'est pas admis.
• Laisser une donnée obligatoire vide. Les six toujours exigées sont a, b, c, d, f et g, et l'article 7 précise qui répond de chacune.
• Inventer un poids. Si le poids exact est difficile à déterminer, la lettre d) permet de recourir à une autre grandeur, comme des colis, palettes ou mètres cubes selon la charge.
• Oublier l'immatriculation de la remorque. Pour un ensemble articulé, la lettre g) demande celle du tracteur et celle de la remorque ou semi-remorque, et si le véhicule change en cours de transport, cela doit être consigné.
• Ne pas l'avoir sur le mobile du conducteur. Le document doit être porté à bord (article 3.1), et l'article 7.1 rend les deux parties responsables s'il n'y est pas, sauf si le chargeur prouve qu'il l'a émis.

Comment le faire avec El DeCA

El DeCA suit exactement ces étapes, avec les exigences de la norme déjà appliquées. Voici le processus :

1. 1Vous vous inscrivez avec votre nom ou raison sociale, votre e-mail et un mot de passe. Le compte gratuit ne demande pas de carte.
2. 2Vous enregistrez une seule fois votre numéro fiscal et votre adresse. Ensuite, ils se remplissent automatiquement sur chaque document.
3. 3Vous remplissez le formulaire, organisé selon les lettres de l'article 6. Un panneau latéral vous indique ce qui manque et à qui cela revient, et le bouton d'émission ne s'active que lorsque les données exigées sont présentes.
4. 4Vous cliquez sur « Émettre le DeCA ». Le PDF natif est généré avec son code QR, archivé et disponible à son adresse unique de téléchargement, sans identification.
5. 5Vous recevez une copie par e-mail et pouvez partager le lien par WhatsApp ou le copier. Sur les forfaits payants, le document est aussi envoyé par e-mail au conducteur et à d'autres adresses.

Le forfait gratuit inclut 15 documents par mois, avec PDF natif avec QR, adresse de vérification permanente et conservation d'un an. Si une donnée change après l'émission, le document est modifié sans perdre l'original : la version précédente est conservée intégralement, avec son PDF et le motif du changement.