Cómo hacer un DeCA electrónico: paso a paso y modelo válido desde octubre de 2026

Hacer un DeCA no es difícil, pero tiene dos partes que conviene no mezclar: qué datos lleva y cómo se genera el fichero. Lo primero no ha cambiado: son los mismos ocho datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Lo segundo sí. Desde el 5 de octubre de 2026 el documento debe emitirse en formato electrónico, y el fichero tiene que cumplir las características de la Resolución de 5 de junio de 2026.

Qué necesitas tener a mano

Antes de abrir nada, reúne los datos de un envío concreto. Son los del artículo 6, y estos seis se exigen siempre:

• Del cargador contractual: nombre o razón social, NIF y domicilio (letra a).
• Del transportista efectivo: nombre o razón social y NIF (letra b).
• Origen y destino del envío (letra c).
• Naturaleza de la mercancía y su peso, o otro tipo de magnitud si el peso exacto es de difícil determinación (letra d).
• Fecha de realización del transporte (letra f).
• Matrícula del vehículo; en un conjunto articulado, la del tractor y la del remolque o semirremolque (letra g).

Quedan dos que solo entran a veces. La autorización especial de circulación (letra e) se exige cuando el vehículo circula amparado por una, y las observaciones o reservas (letra h) solo si alguna de las partes quiere que consten.

Cómo hacer un DeCA paso a paso

1. 1Comprueba que tu transporte no está exento. El artículo 2.1 deja fuera los transportes que no necesitan título habilitante, las mudanzas, el traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales, y la paquetería y servicios similares de pocos bultos manipulables por una persona.
2. 2Identifica quién es quién. En cada envío hay un cargador contractual y un transportista efectivo, y cada uno responde de sus datos: el cargador de los cuatro primeros (a, b, c y d) y el transportista de la e), la f) y la g).
3. 3Rellena los ocho datos de un envío. Se hace un documento por envío: en los contratos de transporte continuado hay tantos documentos de control como envíos (artículo 3.2).
4. 4Genera el fichero como PDF nativo, de 5 MB como máximo, con un código QR que apunte a la dirección web única del documento.
5. 5Comprueba que esa dirección abre sin identificarse: HTTPS, acceso directo y descarga inmediata del PDF. Ábrela desde el móvil sin haber iniciado sesión.
6. 6Entrega el documento antes de que el camión arranque. El artículo 8 pide dos ejemplares, uno para el cargador contractual y otro para el transportista efectivo, que es quien debe llevarlo a bordo. En la práctica, cada parte guarda el PDF o su enlace, y el conductor lo tiene en el móvil.
7. 7Conserva el documento al menos un año, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre (artículo 9).

¿Existe un modelo oficial de DeCA?

No. El artículo 5 de la Orden FOM/2861/2012 declara el documento de libre edición, así que no hay un formulario oficial que descargar ni una plantilla aprobada por la Administración:

Esa libertad alcanza al diseño —el orden de los campos, el aspecto, el nombre que le pongas—, pero no al contenido: los ocho datos son los del artículo 6, y el fichero, desde el 5 de octubre, tiene que cumplir la Resolución.

Por qué una plantilla de Word o Excel no basta

Una plantilla resuelve el contenido: dónde va cada dato. Pero la Resolución no regula solo el documento; regula también la aplicación que lo genera y la dirección donde se descarga. Esto es lo que una plantilla resuelve y lo que no:

Esto no significa que un montaje propio —una plantilla, un servidor y un generador de QR— sea imposible. Significa que todo lo que tendrías que construir alrededor de la plantilla es, precisamente, lo que hace una aplicación de DeCA.

Cinco errores frecuentes al hacer un DeCA

• Escanear el papel. La Resolución exige generación nativa a partir de datos estructurados: rellenar el documento en papel, fotografiarlo y subir el PDF no se admite.
• Dejar sin rellenar un dato obligatorio. Los seis que se exigen siempre son a, b, c, d, f y g, y el artículo 7 dice de cuáles responde cada parte.
• Inventarse un peso. Si el peso exacto es de difícil determinación, la letra d) permite buscar otro tipo de magnitud, como bultos, palets o metros cúbicos según la carga.
• Olvidar la matrícula del remolque. En un conjunto articulado la letra g) pide la del tractor y la del remolque o semirremolque, y si cambia el vehículo una vez iniciado el transporte, debe hacerse constar.
• No tenerlo en el móvil del conductor. El documento debe llevarse a bordo (artículo 3.1), y el artículo 7.1 hace responsables de que no vaya a bordo a las dos partes, salvo que el cargador pruebe que lo emitió.

Cómo hacerlo con El DeCA

El DeCA sigue exactamente estos pasos, con los requisitos de la norma ya aplicados. Así es el proceso:

1. 1Te registras con tu nombre o razón social, tu correo y una contraseña. La cuenta gratuita no pide tarjeta.
2. 2Guardas una sola vez tu NIF y tu domicilio. A partir de ahí se rellenan solos en cada documento.
3. 3Rellenas el formulario, ordenado por las letras del artículo 6. Un panel lateral te dice qué falta y a quién le corresponde, y el botón de emitir no se activa hasta que están los datos exigidos.
4. 4Pulsas «Emitir DeCA». Se genera el PDF nativo con su código QR, se archiva y queda disponible en su dirección única de descarga, sin login.
5. 5Recibes una copia por correo y puedes compartir el enlace por WhatsApp o copiarlo. En los planes de pago el documento también se envía por correo al conductor y a otras direcciones.

El plan gratuito incluye 15 documentos al mes, con PDF nativo con QR, dirección de verificación permanente y conservación de un año. Si un dato cambia después de emitir, el documento se modifica sin perder el original: la versión anterior se conserva entera, con su PDF y el motivo del cambio.