Pratique
Combien de temps faut-il conserver le DeCA
Mis à jour le 29 septembre 2026 · 5 min de lecture
Réponse courte
- Un an minimum, à la disposition de l'Inspection du Transport Terrestre.
- L'obligation incombe aux deux parties obligées : le chargeur contractuel et le transporteur effectif.
- Il peut être conservé sur tout support, à condition que l'information reste intègre et les données lisibles.
- L'URL publique est une chose distincte : la Résolution permet de la désactiver sept jours après la fin du service.
- Conserver n'est pas la même chose que pouvoir le montrer rapidement : ce qui évite le dossier, c'est de le retrouver quand on vous le demande.
L'article 9 de l'Orden FOM/2861/2012 est court et ne laisse pas beaucoup de place à l'interprétation, mais on le lit souvent à moitié. Il dit deux choses, et la seconde est celle qui donne de la liberté opérationnelle.
«Los sujetos obligados a documentar los envíos conforme a lo previsto en esta orden, deberán conservar un ejemplar o copia del documento de control, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, durante al menos un año.»
«La conservación de la documentación original o, en su caso, la de la copia, podrá realizarse en cualquier soporte siempre y cuando se mantenga íntegramente toda la información exigida en la presente orden y los datos sean legibles.»
Qui doit le conserver
Les parties obligées de documenter les envois, qui selon l'article 4 sont deux : le transporteur effectif et le chargeur contractuel. Ce n'est pas une obligation qui se délègue à l'autre partie. Si vous êtes chargeur, avoir le document « en possession du transporteur » ne vous couvre pas.
Un an à partir de quand
La norme ne le précise pas, mais l'approche prudente consiste à compter à partir de la date de réalisation du transport, qui est la lettre f) de l'article 6 et le fait que l'Inspection voudra vérifier. Émettre le document la veille ne retarde pas l'horloge.
Sur quel support
N'importe lequel. Le paragraphe 2 le dit sans détour, en posant deux conditions : que l'information reste intègre et que les données restent lisibles. Un PDF conservé dans votre dépôt convient ; un dossier de photos floues sur le mobile du conducteur, non.
Conserver le document n'est pas maintenir l'URL active
Cette distinction est souvent confondue et il convient de bien la comprendre, car elle affecte ce que vous pouvez exiger d'un prestataire. L'obligation de l'article 9 est de conserver le document à la disposition de l'Inspection. L'adresse web publique portée par le QR est une exigence distincte, issue de la Resolución de 5 de junio de 2026, qui permet expressément de la désactiver sept jours après la fin du service.
Comment s'y conformer sans y penser
- 1Que les documents se sauvegardent d'eux-mêmes à l'émission, sans dépendre de quelqu'un qui pense à les archiver.
- 2Que vous puissiez les rechercher par date, immatriculation ou client. Conserver sans retrouver équivaut presque à ne pas conserver.
- 3Que vous puissiez télécharger l'historique complet quand vous voulez, sans dépendre du prestataire.
- 4Que la date et l'heure d'émission soient enregistrées : en plus d'être une exigence de la Résolution, c'est la preuve qui exonère le chargeur selon l'article 7.1.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver le DeCA ?
Au moins un an, à la disposition de l'Inspection du Transport Terrestre, selon l'article 9.1 de l'Orden FOM/2861/2012.
Puis-je conserver le DeCA uniquement en numérique ?
Oui. L'article 9.2 admet tout support à condition de conserver intégralement toute l'information exigée et que les données restent lisibles.
Le code QR doit-il continuer à fonctionner toute l'année ?
La norme ne l'exige pas. La Resolución de 5 de junio de 2026 permet de désactiver l'adresse web sept jours après la fin du service. L'obligation de conserver le document un an est indépendante et se respecte sur tout support.
Qui doit conserver le document de contrôle ?
Les deux parties obligées de documenter l'envoi : le transporteur effectif et le chargeur contractuel. Chacun doit conserver son propre exemplaire ou copie.