Operațional
Cât timp trebuie păstrat DeCA
Actualizat la 28 septembrie 2026 · 5 min de citit
Răspuns scurt
- Cel puțin un an, la dispoziția Inspecției de Transport Terestru.
- Obligația revine ambilor subiecți obligați: încărcătorul contractual și transportatorul efectiv.
- Poate fi păstrat pe orice suport, atâta timp cât informația rămâne integră și datele sunt lizibile.
- URL-ul public e altceva: Rezoluția permite dezactivarea lui la șapte zile de la încheierea serviciului.
- A păstra nu e același lucru cu a putea arăta repede: ce te scapă de dosar e să îl găsești când ți-l cer.
Articolul 9 din Orden FOM/2861/2012 e scurt și nu lasă prea mult loc de interpretare, dar de obicei se citește doar pe jumătate. Spune două lucruri, iar al doilea e cel care dă libertate operațională.
«Los sujetos obligados a documentar los envíos conforme a lo previsto en esta orden, deberán conservar un ejemplar o copia del documento de control, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, durante al menos un año.»
«La conservación de la documentación original o, en su caso, la de la copia, podrá realizarse en cualquier soporte siempre y cuando se mantenga íntegramente toda la información exigida en la presente orden y los datos sean legibles.»
Cine trebuie să îl păstreze
Subiecții obligați să documenteze transporturile, care conform articolului 4 sunt doi: transportatorul efectiv și încărcătorul contractual. Nu e o obligație care se poate delega celeilalte părți. Dacă ești încărcător, faptul că documentul e „la transportator” nu te acoperă.
Un an de când
Norma nu precizează, dar criteriul prudent este să numeri de la data realizării transportului, care este litera f) a articolului 6 și faptul pe care Inspecția va vrea să îl verifice. Emiterea documentului cu o zi înainte nu dă ceasul înapoi.
Pe ce suport
Pe oricare. Alineatul 2 o spune fără ocolișuri, și pune două condiții: ca informația să rămână integră și datele să fie lizibile. Un PDF salvat în depozitul tău respectă asta; un folder de fotografii neclare pe telefonul șoferului, nu.
Păstrarea documentului nu înseamnă menținerea URL-ului
Această distincție se confundă des și merită clarificată, pentru că afectează ce poți cere unui furnizor. Obligația articolului 9 este să păstrezi documentul la dispoziția Inspecției. Adresa web publică pe care o poartă codul QR este o cerință diferită, din Rezoluția din 5 iunie 2026, care în plus permite expres dezactivarea ei după șapte zile de la încheierea serviciului.
Cum o respecți fără să te gândești la asta
- 1Ca documentele să se salveze singure la emitere, nu să depindă de faptul că cineva le arhivează.
- 2Ca să le poți căuta după dată, număr de înmatriculare sau client. A păstra fără a găsi e aproape ca și cum nu ai păstra.
- 3Ca să poți descărca istoricul complet oricând, fără să depinzi de furnizor.
- 4Ca să rămână înregistrate data și ora emiterii: pe lângă faptul că e o cerință a Rezoluției, e dovada care exonerează încărcătorul conform articolului 7.1.
Întrebări frecvente
Cât timp trebuie păstrat DeCA?
Cel puțin un an, la dispoziția Inspecției de Transport Terestru, conform articolului 9.1 din Orden FOM/2861/2012.
Pot păstra DeCA doar în format digital?
Da. Articolul 9.2 admite orice suport atâta timp cât se păstrează integral toate informațiile cerute și datele sunt lizibile.
Trebuie să funcționeze codul QR tot anul?
Norma nu o cere. Rezoluția din 5 iunie 2026 permite dezactivarea adresei web după șapte zile de la încheierea serviciului. Obligația de a păstra documentul un an este independentă și se îndeplinește pe orice suport.
Cine trebuie să păstreze documentul de control?
Ambii subiecți obligați să documenteze transportul: transportatorul efectiv și încărcătorul contractual. Fiecare trebuie să își păstreze exemplarul sau copia.